Загальний відділ

Голоченко Володимир Сергійович

начальник відділу

Контактний  телефон:  (04343) 2-24-85

Електронна пошта: tsrada@ukr.net

Адреса відділу: смт Тростянець, вул. Соборна, 77

Графік роботи: понеділок-четвер — з 8.00 год. до 17.00 год.

                            п’ятниця — з 8.00 год. до 16.00 год.

                            перерва: з 12.00 год. до 12.45 год.

                            вихідний: субота, неділя

Працівники загального відділу 

Додаток 1

до рішення 5  позачергової сесії

Тростянецької селищної ради

8 скликання № 74

від 18 січня 2021 року

ПОЛОЖЕННЯ

про загальний відділу Тростянецької селищної ради

І. Загальні положення

1. Загальний відділ Тростянецької селищної ради (далі – загальний відділ) є структурним підрозділом апарату Тростянецької селищної ради та її виконавчого комітету, без статусу юридичної особи.

Загальний відділ відповідно до частин першої та четвертої статті 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» утворюється селищною радою з метою забезпечення єдиної системи діловодства в апараті селищної ради, надання методичної допомоги з питань ведення діловодства структурним підрозділам апарату селищної ради, виконавчим органам селищної ради, старостам сіл, здійснення контролю за виконанням актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади вищого рівня, рішеннями селищної ради та виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, забезпечення вимог законодавства щодо розгляду звернень громадян, здійснення контролю за станом цієї роботи виконавчими органами селищної ради, старостами сіл, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності на території Тростянецької селищної ради.  

Загальний відділ підзвітний і підконтрольний селищній раді, підпорядкований селищному голові, керуючому справами (секретарю) виконавчого комітету селищної ради.

2. Загальний відділ у своїй діяльності керується Конституцією і Законами України, актами Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади вищого рівня, рішеннями селищної ради та виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, розпорядженнями голів обласної та районної державних адміністрацій, Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади,             Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011     № 1242, наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 “Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, зареєстровано в Міністерстві юстиції України  22.06.2015 за № 736/27181, а також цим Положенням.  
3. Структура і чисельність працівників загального відділу затверджується рішенням селищної ради.

4. Загальний відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції, взаємодіє з іншими структурними підрозділами апарату селищної ради, виконавчими органами селищної ради, старостами сіл, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян, розташованими на території селищної ради.

5. Загальний відділ проводить свою діяльність на основі річних, квартальних та місячних планів, які затверджуються керуючим справами (секретарем) виконавчого комітету селищної ради.

6. Службові обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, які затверджуються селищним головою.

ІІ. Основні завдання, функції загального відділу

Основними завданнями загального відділу є:

1. Забезпечення єдиної системи діловодства в апараті селищної ради;

2. Контроль за термінами проходження документів;

3. Здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами апарату селищної ради, виконавчими органами селищної ради, старостами сіл актів Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів влади вищого рівня, рішень селищної ради та виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови (далі - документи) та за станом роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

4. Забезпечення додержання вимог Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» та інших нормативно-правових документів по роботі із зверненнями громадян в апараті селищної ради, у виконавчих органах селищної ради, старостами сіл, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради;

5. Надання методичної допомоги в організації роботи із ведення діловодства та із зверненнями громадян структурним підрозділам апарату селищної ради, виконавчим органам селищної ради, старостам сіл, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності, розташованим на території селищної ради;

6. Забезпечення додержання в апараті селищної ради вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

7. Здійснення організаційного аналітичного, інформаційного, програмного та іншого забезпечення діяльності виконавчих органів Тростянецької селищної ради.

8. Забезпечення належного функціонування, впровадження інформаційних і телекомунікаційних технологій, систем і мереж, програмно-апаратних комплексів, системи баз даних з метою інформатизації діяльності всіх структурних підрозділів Тростянецької селищної ради.

9. Підготовка інформаційних, аналітичних, довідкових та інших матеріалів з питань діловодства, виконання документів, роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів та депутатів місцевих рад та роботи із зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію керівництву селищної ради;

10. Підготовка проектів рішень селищної ради, виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови з питань, що належать до компетенції загального відділу;

11. Здійснення протоколювання, організаційного, технічного та господарського забезпечення засідань виконавчого комітету селищної ради;

ІІІ. Загальний відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1. Забезпечує належне функціонування та технічне супроводження інформаційно-телекомунікаційних систем, периферійної техніки апарату Тростянецької селищної ради.

3.2. Організовує та здійснює передачу/приймання документів в електронній формі через системи електронного зв’язку.

3.3. Здійснює технічне супроводження мультимедійного забезпечення заходів, що проводяться в апараті селищної ради.

3.4. Запроваджує разом із підприємством-виробником автоматизовану систему електронного документообігу із використанням електронно-цифрового підпису в апараті Тростянецької селищної ради та здійснює її супроводження;

3.5. Підтримує в актуальному стані бази антивірусних програм, що використовуються в апараті Тростянецької селищної ради;

3.6. Забезпечує впровадження в апараті Тростянецької селищної ради новітніх інформаційних технологій;

3.7. Спільно з іншими структурними підрозділами веде облік і щороку проводить інвентаризацію наявних в апараті Тростянецької селищної ради програмно-технічних засобів, готує проекти договорів на їх закупівлю, технічне обслуговування та ремонт у разі потреби.

3.8. Здійснює ведення діловодства в апараті селищної ради відповідно до Інструкції з діловодства та чинного законодавства;

3.9. Приймає, проводить попередній розгляд, реєструє і подає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію апарату селищної ради; реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію;

3.10. Здійснює реєстрацію, оформлення, облік і зберігання відповідно до встановлених термінів протоколів засідань виконавчого комітету;

3.11. Здійснює реєстрацію рішень сесії селищної ради;

3.12. Здійснює реєстрацію рішень виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, інших службових   документів,   забезпечує   своєчасне   доведення  їх  до  відповідних структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради, старост сіл, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, службових осіб та громадян; у необхідних випадках видає копії, витяги й довідки з виданих розпоряджень, інших документів;

3.13. Здійснює друкування, розмноження рішень виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, інших документів.

3.14. Складає зведену номенклатуру справ апарату селищної ради, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в державний архів;

3.15. Оганізовує роботу архіву апарату селищної ради відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»; приймає участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в державний архів;

3.16. Забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів ведення діловодства в апараті селищної ради;

3.17. Здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті селищної ради, за строками виконання службових документів, готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства;

3.18. Веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, контроль за якими покладено на відділ;

3.19. Перевіряє виконання документів структурними підрозділами апарату селищної ради, виконавчими органами селищної ради, старостами сіл, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності, та реагування на запити і звернення  народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

3.20. Забезпечує контроль за своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від виконавчих органів селищної ради, старост сіл про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

3.21. Готує інформаційно-аналітичні матеріали для селищного голови, секретаря селищної ради, його заступників та керуючого справами виконавчого комітету селищної ради щодо виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

3.22. Розробляє та вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

3.23. Проводить випереджувальний моніторинг строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад та своєчасно інформує селищного голову, секретаря селищної ради його заступників, відповідно до розподілу повноважень, керуючого справами виконавчого комітету селищної ради про неможливість їх додержання;

3.24. Вносить пропозиції про розгляд на засіданнях виконавчого комітету  питань про стан виконання документів та роботи із зверненнями громадян у виконавчих органах селищної ради, старостами сіл, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності, розташованими на території селищної ради;

3.25. За дорученням селищного голови здійснює перевірки стану ведення діловодства, стану виконання документів та роботи із зверненнями громадян у виконавчих органах селищної ради, старостами сіл, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради; надає їм необхідну методичну допомогу щодо удосконалення форм і методів роботи з документами та із зверненнями громадян;

3.26. Забезпечує в встановленому порядку реєстрацію звернень громадян, що надійшли до селищної ради;

3.27. Здійснює попередній розгляд письмових пропозицій, заяв, скарг і клопотань громадян, готує щодо них пропозиції для наступної доповіді керівництву селищної ради;

3.28. Забезпечує організацію особистого прийому громадян селищним головою, заступниками селищного голови та прийому громадян за місцем проживання або роботи;

3.29. Здійснює облік громадян, що побували на особистому прийомі у селищного голови, його заступників, контролює виконання їх доручень;

3.30. За дорученням селищного голови, його заступників направляє виконавчим органам селищної ради, старостам сіл, підприємствам, установам, організаціям незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, для розгляду пропозиції, заяви, скарги і клопотання громадян. Здійснює контроль за своєчасним розглядом пропозицій, заяв, скарг і клопотань громадян та забезпечує інформування заявників;

3.31. Оганізовує вивчення та узагальнення проблем, які порушують у своїх зверненнях громадяни, про що інформує селищного голову, заступників селищного голови;

3.32. Кожні півроку готує матеріали про стан роботи із зверненнями громадян на засідання виконавчого комітету;

3.33. За дорученням селищного голови та заступників селищного голови, бере участь в розгляді пропозицій, скарг, заяв та клопотань громадян;

3.34. Зздійснює оприлюднення через засоби масової інформації, на веб-сторінці селищної ради відомостей про роботу із зверненнями громадян;

3.35. Оганізовує в установленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є селищна рада. Контролює роботу щодо надходження, реєстрації, розгляду, опрацювання, обліку, систематизації, аналізування, надання відповідей на запити, що надходять до селищної ради, дотримання законодавства України про доступ до публічної інформації, а також надає консультації під час оформлення таких запитів та роз'яснює порядок застосування законодавства України про доступ до публічної інформації. Організовує інформування  жителів селищної ради про права громадян, передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації»;

3.36. Забезпечує зберігання печаток і штампів і відповідає за правильне їх використання;

3.37. Проводить редагування проектів рішень виконавчого комітету селищної ради на відповідність вимогам діловодства та правопису;

3.38. Здійснює облік військовозобов’язаних та організаційні заходи щодо їх призову до лав збройних сил України;

3.39. Сповіщати на вимогу військкомату військовозобов’язаних і призовників про їх виклик до військкомату і сприяти своєчасній явці;

3.40. Вносити в карточки первинного обліку і в списки всі зміни і щомісячно повідомляти військкомат, робити звірки даних карточок первинного обліку;

3.41. Підготовка, організація та ведення документації та звітності щодо реєстрації місця проживання, зняття місця проживання, реєстрації місця перебування громадян на території ради ;

3.42. Забезпечує здійснення нотаріальних дій;

3.43. Забезпечує проведення державної реєстрації актів цивільного стану;

3.44. Оприлюднює на офіційному сайті селищної ради рішення виконавчого комітету та сесії селищної ради, розпорядження селищного голови, порядок денний сесії селищної ради та іншу інформацію відповідно до чинного законодавства         

3.45. Забезпечує надійне функціонування в структурних підрозділах селищної ради програмного забезпечення персональних комп’ютерів. 

3.46. Забезпечує з відповідальними працівниками розробку і впровадження необхідних автоматизованих інформаційних комп’ютерних систем у селищній раді. Формує, впроваджує й керує локальними комп’ютерними мережами.

3.47. Здійснює заходи щодо надійного захисту та поточного ремонту комп’ютерних систем і мереж у селищній раді.

3.48. Забезпечує роботу ситуаційного центру, що дасть можливість контролювати і проводити моніторинг різних ситуацій, об’єктів та процесів в селищі.

3.49. Виконує інші функції, що випливають з покладених на загальний відділ завдань.

ІV. Права загального відділу 

Загальний відділ має право:

1. Одержувати необхідну інформацію (відповідно до компетенції відділу), в разі потреби - відповідні документи від інших структурних підрозділів апарату селищної ради,  виконавчих органів селищної ради, старост сіл, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради.        

2. Залучати в установленому порядку спеціалістів інших структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ, організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, старост сіл (за їх згодою) для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у веденні діловодства, запитами і зверненнями народних депутатів України, депутатів місцевих рад та в роботі із зверненнями громадян.

3. Проводити у виконавчих органах селищної ради, на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, старост сіл перевірки стану роботи по веденню діловодства та роботи із зверненнями громадян, виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України.

4. За згодою керівництва селищної ради повертати структурним підрозділам апарату селищної ради, виконавчим органам селищної ради, керівникам підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, старостам сіл проекти рішень виконавчого комітету та розпоряджень селищного голови та інші документи, виконані з порушенням вимог Інструкції з діловодства та Регламенту виконавчого комітету селищної ради.

5. Брати участь в засіданнях комісій, нарадах, що проводяться за участю інших структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради, старост сіл.

6. Вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до компетенції загального відділу.

7. Одержувати від структурних підрозділів апарату селищної ради, виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, розташованих на території селищної ради,

старост сіл письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання документів та стану роботи із зверненнями громадян,  реагування на запити  і  звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад.

8. Вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання рішень виконавчого комітету, розпоряджень селищного голови, інших документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

V. Організація роботи загального відділу

1. Загальний відділ очолює начальник відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади селищним головою згідно із Законом України «Про службу в органам місцевого самоврядування» в установленому порядку.

2. Начальник загального відділу несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, розподіляє обов’язки і визначає повноваження  працівників, розробляє та здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи  загального відділу, забезпечує додержання працівниками загального відділу правил внутрішнього трудового розпорядку, визначає права та обов’язки працівників, виконує інші обов’язки, покладені на нього селищним головою та його заступниками.

3. Працівники загального відділу призначаються на посади і звільняються з посад селищним головою в установленому порядку.

VІ. Припинення діяльності загального відділу

Припинення діяльності загального відділу здійснюється за рішенням Тростянецької селищної ради.

VIІ. Заключні положення

Положення про Відділ затверджується рішенням Тростянецької селищної  ради.

Зміни і доповнення до цього Положення вносяться селищною радою шляхом викладення Положення в новій редакції у порядку, встановленому законодавством України.

Секретар селищної ради                              О. Ткач